El control de la jornada laboral lleva años siendo una obligación para todas las empresas en España. Lo que está a punto de cambiar —si la tramitación supera sus últimos obstáculos— es cómo debe hacerse ese control. El registro en papel o en Excel tiene los días contados, aunque la fecha exacta sigue sin estar confirmada en el BOE.
En este artículo explicamos el estado actual de la normativa, qué novedades trae el nuevo reglamento y qué pueden hacer las empresas para anticiparse sin sobresaltos.
Lo que ya está en vigor
Desde mayo de 2019, el Real Decreto-ley 8/2019 obliga a todas las empresas, con independencia de su tamaño o sector, a registrar diariamente el inicio y el fin de la jornada de cada trabajador. Los requisitos esenciales son:
- Registro diario de entrada y salida.
- Conservación de los datos durante cuatro años.
- Sistema fiable, objetivo y no manipulable.
- Acceso disponible para la Inspección de Trabajo, los representantes sindicales y los propios trabajadores.
La norma no exige que el registro sea digital: papel, Excel o cualquier aplicación son igualmente válidos si cumplen los criterios de fiabilidad. Ese margen es exactamente lo que el nuevo reglamento en tramitación pretende eliminar.
Dato relevante: La Memoria de la Inspección de Trabajo de 2024 recoge más de 9.000 actuaciones relacionadas con el registro horario y casi 3 millones de euros en sanciones. La vigilancia ya es activa con la normativa actual.
Qué propone el nuevo reglamento y en qué punto estamos
El camino hacia el fichaje digital obligatorio ha sido más accidentado de lo previsto. En septiembre de 2025, el Ministerio de Trabajo intentó incluirlo en una reforma más amplia junto con la reducción de jornada a 37,5 horas. Al fracasar esa propuesta en el Congreso, optó por tramitar el registro digital de forma independiente y urgente mediante real decreto.
Sin embargo, el proceso se ha encontrado con varios frenos institucionales:
- El Ministerio de Economía emitió dos informes desfavorables, reclamando un período transitorio de un año para que las pymes puedan adaptarse —frente a los apenas 20 días que preveía el borrador.
- El Consejo de Estado, en su dictamen del 23 de marzo de 2026, se pronunció en contra del decreto en su forma actual. Señaló que el impacto económico no estaba suficientemente evaluado (el coste estimado supera los 867 millones de euros para 1,35 millones de empresas), que algunas obligaciones requerirían rango de ley y no de reglamento, y que las garantías de protección de datos eran insuficientes.
A fecha de este artículo (abril de 2026), el decreto no ha sido publicado en el BOE. Las patronales han anunciado recursos judiciales si se aprueba sin modificaciones sustanciales. La posibilidad de que la entrada en vigor efectiva se retrase hasta 2027 es cada vez más realista.
No es una situación inédita: algo similar ocurrió con Verifactu, cuya implantación también se amplió por las dificultades técnicas y de adaptación de las empresas.
Qué cambiaría con el nuevo reglamento
El anteproyecto introduce cambios significativos respecto al marco actual. El siguiente gráfico resume las principales diferencias:
Nuevo reglamento (en tramitación)
* El nuevo reglamento está pendiente de aprobación definitiva. Datos basados en el anteproyecto y dictámenes disponibles a abril de 2026.
En términos prácticos, las novedades más relevantes serían:
- Formato exclusivamente digital: queda prohibido el registro en papel. Los sistemas deben ser electrónicos y garantizar la inmodificabilidad de los datos.
- Inalterable y con trazabilidad: no se podrán modificar registros sin consentimiento del trabajador, y el sistema debe dejar constancia de cualquier cambio.
- Acceso remoto de la Inspección: la ITSS podría consultar los registros en tiempo real sin necesidad de personarse en la empresa.
- Sanciones más elevadas: el borrador prevé multas de hasta 10.000 € por trabajador afectado, lo que puede multiplicar exponencialmente el riesgo para empresas con plantillas medianas o grandes.
- Herramientas certificadas: no cualquier software valdría; los sistemas deberían cumplir especificaciones técnicas que el Ministerio aún no ha publicado de forma definitiva.
¿Qué deben hacer las empresas ahora mismo?
La incertidumbre normativa no es excusa para la inacción. Hay pasos que tienen sentido independientemente de cuándo entre en vigor el nuevo reglamento:
- Revisar el sistema actual. Si el registro se lleva en papel o en Excel, conviene evaluar si cumple realmente los requisitos de fiabilidad del RDL 8/2019. La Inspección ya está actuando con la normativa vigente.
- Migrar a una solución digital. Aunque todavía no es obligatorio, adoptar una herramienta digital ahora evita tener que hacerlo en modo urgente cuando el decreto se publique.
- Documentar correctamente las horas extraordinarias. El nuevo reglamento exigirá registrar también las horas extra de forma explícita, separadas de la jornada ordinaria.
- Informar a los trabajadores. Estos tendrán derecho a acceder a su registro en cualquier momento. Es conveniente que la empresa cuente con un procedimiento claro para gestionar incidencias y correcciones.
La normativa vigente ya obliga. El cambio que viene no es una novedad en la obligación, sino en la intensidad del control y las herramientas con las que debe ejercerse.
Un apunte sobre los costes
El Consejo de Estado cifra el impacto del fichaje digital en torno a 55 € anuales por trabajador. Para una empresa de 10 empleados, eso representa aproximadamente 550 € al año. No es una cifra desorbitada, pero sí requiere planificación, especialmente en pymes con pocos recursos técnicos o sin departamento de RRHH dedicado.
Para ampliar información sobre el impacto económico de esta medida, puede consultarse el texto íntegro del RDL 8/2019 en el BOE, que sigue siendo la norma de referencia hasta que se publique el nuevo reglamento.
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Adaptar el registro horario a los requisitos actuales y anticiparse a los cambios que se avecinan no tiene por qué ser complicado si cuentas con el asesoramiento adecuado. En Consultores RM te ayudamos a revisar tus obligaciones laborales, elegir el sistema más adecuado para tu empresa y estar al día cuando el nuevo reglamento entre en vigor. Consúltanos sin compromiso.
